1-3  Excel軟體使用

台灣微軟公司1997年推出中文化的Office 97,在Office 97中就已將Excel 97電子試算表整合在其中,因而購買了Office 97就已擁有了Excel 97Excel97 試算表軟體也有單獨包裝以供購買。此一版本的Excel 97使用32位元記憶體模式, 可以在Windows 95Windows NT等作業系統中使用。台灣微軟公司更於1999年底推出了Office 2000,其中亦包括了Excel 2000,本書中之Excel 操作介面即以Excel 2000為基礎。

一、啟動 Excel

Windows 9XWindows MEWindows NT(2000)作業系統之  開始      程式集      Microsoft  Excel  按滑鼠左鍵一下執行或由自行設定之桌面捷徑Microsoft Excel 雙按滑鼠左鍵二下即可啟動Excel 2000軟體。

     

進入Excel 2000 軟體之畫面如下所示:

 

EXCEL 2000啟始畫面之各部份名稱如下圖之說明:

二、Excel活頁簿概述

Excel的活頁簿的副檔名必需為 .xls      主檔名則可依Windows 9X(ME)Windows NTWindows 2000的命名規則加以命名Windows 作業系統的檔案命名規則除了不可使用\  / * ? " < > | 』等9 個字元外,其餘均容許使用,包括空白字元及中文字元等,其檔名所使用的字元數最多不可過255個字元。

活頁簿的結構顧名思義可容納許多的工作表(Sheets),類似3孔活頁夾,堶悼i裝有許多不同類型的活頁紙。而Excel活頁簿檔案格式中可包含工作表(Sheet)、圖表(Chart)及模組表(Module),每一工作表、圖表及模組表均需命名,工作表的預設名稱為Sheet n,圖表的預設名稱為Chart n,模組表的預設名稱為Module n,其中n為各該表之編號(123….),如第一個工作表名稱為Sheet1,第二個工作表為Sheet2,第三個工作表為Sheet3….,其餘依此類推。開啟新活頁簿時,內定之工作表只有3個,即Sheet 1~Sheet 3,但可自行於選項中增減為1個至255個工作表,於使用中若有需要亦可自行手動增刪。

Excel可依工作表之數據資料繪製圖表,其圖表種類甚多,圖表可置放於另外新的Chart中,亦可於工作表中插入圖表物件,亦即於一個工作表中整合工作表與圖表,對需表示數據與圖表之工作有很大之幫助。

模組表(Module)Excel試算表存放VBA程式巨集(Visual Basic Application Programming Macros)的地方,Excel 97的巨集有Excel 4.0格式的巨集與VBA巨集兩種,Excel 4.0格式的巨集需存放於工作表中,VBA巨集則與Visual  BASIC語言十分相似,其撰寫格式亦與Visual  BASIC相容,在一個工作表內使用的VBA巨集均需存於在模組表中,模組表可與工作表放在同一個活頁簿中,亦可存放在其他的活頁簿中,甚且模組表可匯出成為單獨的VBA程式檔案,而其他的VBA程式檔案亦可匯入(Import)指定的活頁簿中成為模組表,透過模組表的匯出(Export)與匯入,Excel的模組即可於各個活頁簿中互相交換使用。

三、資料輸入

EXCEL 之工作表區有許多之格位,稱為『儲存格』,每個儲存格有其位址編號,其編號方式為對應之『欄列』,如對應之欄為C對應之列為6,則該儲存格位址編號即為『A6』,一張工作表中欄位ABC...IV256欄,列位65536個,總共有256×65536(一千六百多萬)個儲存格。

當啟動EXCEL 2000之後可發現移動滑鼠於灰色格線之工作表區時,游標為空心十字符號,只要移動至希望輸入資料的儲存格上單按滑鼠左鍵一下,該儲存格四邊之灰線會轉為粗黑線,此儲存格稱為『作用儲存格』,可於工作表區之上方的 名稱方塊 中獲知該儲存格位址編號,同時在在狀態列左下角可發現  就緒  模式,此時便可於該儲存格位址開始輸入新資料。


Excel的輸入資料可分為函數與資料兩類,資料又分為字串數值計算式日期等四種,資料與函數兩者以輸入的第一個字元來區別:

1.資料與函數:在狀態列左下角出現  就緒  模式下,若輸入的第一個字元為=則為函數,否則為資料。

2.數值和計算式:輸入的第一個字元為 0 ~ 9     時,則為數值或以計算式處理,否則為字串。

3.輸入字串:輸入的第一個字元非屬上述字元時則為字串,即以文字處理

字串的對齊方式可在輸入文字後以下拉式功能表之 格式 儲存格 對齊 來設定文字的排列方式,或直接以格式工具列設定。

若未指定則依試算表之整體預設值排列, 整體預設值未特別設定時則字串自動靠左排列。至於數字,則預設為靠右排列,在Excel中的字串對齊方式已較早期的DOS的版本改進甚多,不論為數值或字串均可自由設定為靠左、置中、靠右排列。在Excel 2000中儲存格亦可合併左右相鄰儲存格或上下相鄰儲存格,其在水平對齊功能中則可設定為「一般」、「靠左」、「靠右」、「填滿」、「水平對齊」、「跨欄置中」、「分散對齊」等對齊方式,在垂直向的對齊功能中則有「靠上」、「置中對齊」、「靠下」、「垂直對齊」、「分散對齊」等對齊方式。

計算式和數值的輸入方法簡述如下:

1.算術公式輸入:

算術公式的運算子有次方減等運算子,其表示方法列表如下:

運算子

意義

^

次方

*

/

+

-

例如欲將A1儲存格 除以100,將其計算結果存入本儲存格B1,則可於B1儲存格鍵入如下公式

+A1/100       =A1/100

假設A1儲存格之數值為56,則本儲存格B1將會自動擷取A1儲存格之值並除以100,其值存入本儲存格,顯示為0.56

又如在本儲存格輸入=B1>100 本式若為真,則顯示True,反之若為偽則顯示False

如果您在一個公式中結合多個運算子,Microsoft Excel 會按照下表中顯示的順序來執行運算。如果公式裡面的運算子有相同的前導參照 (例如,一個公式裡面同時有乘法和除法運算子) Microsoft Excel 會由左至右評估運算子。若要變更評估順序,請用括號圍住最先計算的公式部份(括號須左右對照)

運算子

敘           述

.. (雙局點)

參照運算子

(逗號)

 

(一個空格)

 

-

(  -1 )之負號

%

將數值轉換為百分比

^

數值算術乘冪,乘冪值可有小數點1數等

* /

數值算術乘和除

+ -

數值算術加減運算子

&

字串連結運算子,連接二個文字字串

=  <  >  <=  >=  <>

邏輯比較運算子,其結果為TrueFalse

例如輸入 =A1+((B1+100)*1.05)/12-C1 則計算步驟依順位如下:

計算(1):先將 B1 100 相加

計算(2)(1)之結果乘以1.05

計算(3)(2)之結果除以12

計算(4)(3)之結果加上A1儲存格之值

計算(5)(4)之結果減 C1儲存格之值

前例若將 =A1 改為「A1 (即少了一個"="),則上式會被 Excel 當成字串而將輸入公式的字串原原本本的顯示出來。

2.字串運算公式:

字串運算子只有 &,代表字串連結,例如 =B1&“合計」,代表將 B1 之內容加上合計兩字。又例如鍵入="I" & "am a man"則,顯示 Iam a man

若所欲鍵入者為常數數值字串則應加上 '」號。

數字和字串不能直接連結,需配合字串函數先將數字轉成字串後方可以字串運算子 & 結合兩字串。

編輯資料或公式時應先將空心十字游標方框移至所欲編輯之儲存格上,接著按下 F2 ,則會進入資料編輯模式。編輯完成後按下Enter鍵則立即執行命令而顯示執行結果於游標方框所在處

四、函數功能鍵(  F1 F12  )

<> Excel的函數功能鍵:Excel 97 的基本函數功能鍵定義如下:

 

功能鍵

 SHIFT

 CTRL

 ALT

 CTRL +  SHIFT

 ALT +  SHIFT

 F1

顯示說明或 Office小幫手

這是什麼?

 

插入圖表

 

插入新的工作表

 F2

編輯作用儲存格

編輯儲存格註解

 

[另存新檔] 指令

 

[儲存檔案]  指令

 F3

將名稱貼入公式

將函數貼入公式

定義名稱

 

使用列和欄標籤來建立名稱

 

 F4

重複最後一個動作

重複最後的 [尋找]  (找下一個)

關閉視窗

結束

 

 

 F5

[]

顯示 [尋找] 對話方塊

還原視窗的大小

 

 

 

 F6

移到下一個窗格

移到上一個窗格

移到下一個活頁簿視窗

 

移到上一個活頁簿視窗

 

 F7

[拼字檢查] 指令

 

移動視窗

 

 

 

 F8

擴大選取區

加到選取區中

調整視窗的大小

顯示 [巨集] 對話方塊

 

 

 F9

計算所有已開啟活頁簿中的所有工作表

計算使用中工作表

將活頁簿最小化

 

 

 

 F10

讓功能表列成為作用狀態

顯示快顯功能表

將活頁簿視窗最大化或還原

 

 

 

 F11

建立圖表

插入新的工作表

插入一個Microsoft Excel 4.0 巨集表

顯示 Visual Basic 編輯器

 

 

 F12

[另存新檔] 指令

[儲存檔案] 指令

[開啟舊檔] 指令

[列印] 指令

 

 

 F4   之另一功能

於編輯模式時,公式中若有指定儲存格,則按由F4   會由相對位址→全部絕對位址→欄相對列絕對位址→列相對欄絕對位址→相對位址(循環變換),絕對位址與相對位址的意義參考第六節:參照與計算中的說明

於編輯模式時 F4   的功用即是循序切換儲存格的參照類型,每按一次 F4   ,參照位的類型就會改變,其切換結果如下:

F4

儲存格原來參照位址 B1  (相對參照)

按第 1

$B$1      絕對參照

按第 2

B$1        混合參照,只有列編號是絕對

按第 3

$B1        混合參照,只有欄編號是絕對

按第 4

B1        絕對參照,還原為相對參照

五、其他鍵盤常用鍵

  

                     

/

拉下 Lotus 慣用功能表(需勾選 工具/選項/1-2-3慣用鍵盤。)

HOME 

游標移到 最左端 格位。

Ctrl-Home

游標移到 A1 格位。假如試算表突然消失可按下 Ctrl-HOME 使之恢復。

 BREAK

中斷正在執行中之巨集命令,假如螢幕突然變為空白,可試著按下 BREAK 使之恢復。

ESC

退回到上一層命令可用以取消所輸入的資料或選擇的命令。

 END +

游標移到最右且有資料之格位。

 END +

游標移到最下且有資料之格位。

 END +

游標移到最左且有資料之格位。

 END +

游標移到最上且有資料之格位。

六、工作表的資料調整

1. 設定全體工作格之顯示格式

Excel 97的工作表全體工作格設定可分(1)Excel 選項設定(2)單一活頁簿檔案設定兩種方式。

(1) Excel 選項設定:應用於所有新開之活頁簿檔案

設定方式可以工具/選項得下圖,所示之選項對答視窗。該視窗中可設定工作表之預設字型及預設字大小等選項。

設定完成後,以後只要重新執行Excel 便會以此設定應用於所有新開之活頁簿檔案

(2) 單一活頁簿檔案設定:只套用於該使用中的檔案

設定方式依格式/樣式/修改可得對答視窗如下圖,該設定方式可設定之預設選項較多,包括數字格式字型對齊方式、框線、底色圖樣及工作格保護設定等選項。

工作格之樣式亦可依所在儲存格單獨設定,設定方式可由格式/儲存格而得儲存格格式設定視窗,其視窗與上圖類似,該設定方式可設定之選項與樣式設定之選項相同包括數字格式字型對齊方式、框線、底色圖樣及工作格保護設定等選項。

但若欲單獨設定所在之儲存格,則建議直接以格式工列(如下圖)修改較為方便。


 2. 設定全體工作格之寬度

設定全體工作格之標準欄寬可依格式//標準欄寬而得下述對答視窗

此一設定會影響所有未指定欄寬之儲存格,至於單一欄之欄寬設定則可依格式//欄寬之設定或於工作表之欄分界線上直接拖曳設定之

 3. 設定字串顯示位置:

Excel之字串顯示位置對齊方式已包含於儲存格格式設定對答視窗中,Excel中不論數字文字均可有靠左置中靠右等多種選項,而且分水平向與垂直向可分別設定之(或如下圖之格式對齊公具列)


4. 設定工作格重算方法

可依工具/選項/計算得下述對答視窗。

 5. 設定工作格保護

 工作格保護可隱藏工作格之計算公式或限制修改,以避免不經意的更動,減少錯誤的發生

工作格預設值為鎖定,使用者若欲保護儲存格則可由工具/保護/保護工作表來將鎖定的儲存格啟動為保護模式當保護模式啟動時,凡鎖定的儲存格均不得修改

保護層級可分為活頁簿保護及工作表保護,不論為工作表保護或儲存格保護均可設定密碼,密碼亦可設為空白。設定為空白時若需取消保護工作表時只要再選取一次工具/保護/取消保護工作表即可回復鎖定儲存格為可編輯之狀態

全體儲存格可預設為鎖定與否,設定全體鎖定儲存格可依格式/樣式/修改/儲存格格式來設定預設值

對於單一儲存格的鎖定與否則可由格式/儲存格/儲存格格式的步驟來修改

6.行或列的插入與刪除:

EXCEL工作表具儲存格插入行插入及列插入的功能插入儲存格行或列的操作應先將作用儲存格移至所欲插入之列或欄或儲存格上,點選選單 插入(I)/儲存格(E),則如下圖所示之突現式對答框插入出現,選擇整列整欄選項,接著點選確定按鈕,則可插入一整欄或一整列

 

點選按鈕後原作用儲存格的列欄或儲存格會後後移,新儲存格會插入在原作用儲存格之前

插入行或插入列的操作的另一操作方式是: 選擇一整列或一整欄→點選選單插入(I) →點選(R)或欄(C)選項,當您先選擇一整列或一整欄後,點選插入(I)/(R)插入(I)/(C)時突現式對答框插入不會再出現,EXCEL會直接進行插入一整列或插入一整行的操作

 刪除行或列的操作應先將作用儲存格移至所欲刪除之列或欄上,點選選單 編輯(E)/刪除(D),則如下圖所示之突現式對答框刪除出現,選擇整列整欄選項,接著點選確定按鈕,則可刪除一整欄或一整列

 刪除行或列的操作的另一操作方式: 選擇一整列或一整欄→點選選單插入(I) →點選選單刪除(D),當您先選擇一整列或一整欄後再點選編輯(E)/刪除(D)時突現式對答框刪除不會再出現,EXCEL會直接進行刪除一整列或一整行的操作

四、改變資料表的外觀

1.格線與框線:

Excel中將各儲存格中預留的垂直線與水平線稱為格線,而自訂來繪製表格的線稱為框線格線可選擇是否顯示或是否印出,但框線只要是看到的一定會印出來。格線只有一種線條的樣式,但框線卻有多種線條樣式可供選擇當我們要在Excel中製作表格時,我們繪製的是稱為框線而非格線

Excel工作表是由一大群格子所組成,為了操作方便,其預設選項中會在螢幕上顯示水平與垂直的格線,此一預設的格線是供操作工作表方便所設,並不一定會印來,EXCEL的預定值中格線就是不印出來的,可使用者欲把預設的格線印出棧可選擇檔案(F)/版面設定(U)下圖所示之版面設定對答框會出現,勾選列印格線則可印出預設的格線

預設格線亦可不顯示,取消預設格線的方法是點選選單工具(T)/選項(O),如下圖所示之選項對答框會出現,將格線選項之勾選取消則可螢幕上之預設格線將不會顯示出來

 

Excel的預設值是沒有任何框線的,任何框線皆是由使用者指定的繪製框線的步驟是先選取所欲製表格的範圍,再點選框線按鈕,選取所需的框線樣式,則可完成框線繪製若欲繪製更複雜的框線則需選取表格範圍後點選選單格式(O)/儲存格(E)接著選擇外框標籤,當儲存格格式對答框出現如下圖所示時,則可選擇所欲的框線樣式

特殊符號輸入:

在工作表中需要特殊符號時可自內碼表查得內碼,以內碼輸入法來輸入,內碼表中字元輸入順序為先由內碼表查出其內碼,再按  ALT+CTRL+0 切換為內碼輸入法,再依內碼輸入,每一個字四個鍵。目前國內以 big-5的內碼最為通用。常用符號內碼表如下:

A142

A35C

α

A36D

σ

A143

A35D

β

A35B

Ω

A1B1

§

A35E

γ

A368

ν

A1D4

A35F

δ

A27E

A1D8

A360

ε

A2A1

A1D9

A361

ζ

A2A2

A1D3

±

A362

η

A2A3

A1DA

A366

λ

A1FE

A1DB

A367

μ

A240

A254

A368

ν

A241

A258

°

A369

ξ

A242

A355

Σ

A370

φ

 

 

A1B5

A372

ψ

 

 

A1B6

A373

ω

 

 

A1B3

A36B

π

 

 

A1B4

A36C

ρ

 

 

A1B7

A363

θ

 

 

由於M.S. Windows 具有多工的能力,且在其作業系統中已附贈有字元對應表程式,因此若需插入特殊符號時可利用此一字元對應表程式來輸入特殊符號

六、參照與計算

1.絕位址與相對位址

當你要前往某地,但卻不知道路時,你會向別人問路;

若有人告訴你;從你現在之位置往前500公尺,再往左800公尺即可到達;這種就是所謂的『相對位址』。於Excel 97之儲存格輸入公式,但採用『相對位址』,則公式複製至別的儲存格時,其所對應之儲存格即會變更。就如同在AB兩地指定往前500公尺,再往左800公尺,所到達之位置不同。

A 若有人乾脆告訴你實際地址,如「新營市健康路100號」;這種就是所謂的『絕對位址』。於Excel 97之儲存格輸入公式,但採用『絕對位址』,則公式複製至別的儲存格時,其所對應之儲存格永遠不會變更。就如同在AB兩地指定往「新營市健康路100號」,則所到達之位置永遠不變。

$B$1     絕對參照

B$1       混合參照,只有列編號是絕對

$B1       混合參照,只有欄編號是絕對

B1        相對參照

一般而言,輸入之公式大多採用相對位址,但是如果不管公式在那個位置都要參照同一儲存格之資料時,就必須使用絕對位址。

2.名稱的使用

在撰寫程式語言的時候我們使用變數,變數可以自行定義為有意義的名稱。在Excel中使用儲存格位址感覺上就不如變數的名稱來得有意義,但在工作表中有提供名稱功能,Excel名稱可自行定義以作為計算或函數中運算時的參照位址。凡是在公式中使用位址參照處皆可使用名稱代替,名稱亦可用於切換螢幕顯示位置,切換對應的功能鍵是F5

名稱用以將工作表中某一區塊的範圍加以命名以供後續參照或叫用,名稱的指定範圍最小可為一個儲存格,最大可有數十數千個儲存格只要不跨越工作表即可

名稱是活頁簿層級的變數,同一活頁簿中即使是不同工作表(Sheet)也不可有相同的名稱

名稱的命名規則:Excel2000中文版以後工作表中的名稱第一個字必需是中文或英文字母或底線,第二個字以後可以是中文或英文字母、數字、句點和底線。名稱的長度不得過255個字元,而且不可以是與儲存格位址相似的名稱。名稱中也不可以有空白符號。建立名稱時英文大小寫均可輸入及儲存,但名稱使用在公式中時不分大小寫。

3.其他參照方法

七、使用函數

範例 1.3.1. 繪出函數 y=sin(3.5x) X-Y 曲線圖,X 之範圍由 0 1.795

解:

(1)數學原理:Sin 數學函數稱為正弦函數,其基本定義為直角三角形中斜邊與對邊之比,如下圖中之直角三角形,其Sinθ定義為

由於Sin函數的特性,當θ=0時其函數值為零,當θ=時函數值為1,當θ=°時函數值為0,當θ=時函數值為-1,當θ=時函數值為0,亦即其週期為,若繪成函數曲線,其圖形將如平倒的S

三角函數如SinCosTan等在Excel的工作表中均已提供,函數的名稱與數學上所用者相同,分別為Sin()Cos()Tan(),其因變數x可直接鍵入數值或指定為儲存格的值

(2)操作步驟:欲在在Excel中繪出函數曲線首先需在工作表中定出一組自變數x之數列,然後以工作表的Sin()函數算出因變數y之數列,再以Excel之圖表製作功能以xy曲線圖繪出Sin()函數曲線圖。製作步驟說明如下:

(a)填出自變數之等差數列,x0開始,將01.795分為20個間格,所以每一數值增加,填入數列的方式可先儲存格B6鍵入0及在儲存格B7鍵入,接著以選取B6B7,再按住B6B7方框右下角之填滿控點向下拖曳以自動填滿功能填入其餘數值至1.795為止。假如操作正確,則當按住填滿控點向下拖曳時,若暫停一秒鐘時其滑鼠右下角會出現該儲存格之預測填入值,使用時可先行觀察是否為所欲填入的數值

自動填滿的功能亦可由選單來操作,首先如前述填入儲存格B6B7之數值00.08975,再由B6向下選取至B26,接著選取選單編輯/填滿/數列可得下圖所示之對答視窗,在對答視窗中選取欄(C)等差級數並勾選預測趨勢,按下確定鍵後應可完成全部的自變數搷入工作

(b)Sin()函數功能填入因變數y之數值,可使用複製的方式,自動填滿及計算因變數y的數值。首先於儲存格C6鍵入=SIN(3.5*B6),按下Enter鍵後可見到C6儲存格顯示0.000000,接著選取C6儲存格,按複製按鈕C6的資料複製至暫存區,接著選取C7C26的儲存格範圍,按下貼上按鈕,可將C7c26的範圍全數填上其左側儲存格乘上3.5的正弦函數值

完成填入的xy值如下圖所示,為便於閱讀,可另行鍵入所需的標題列及說明等

 

表一:試算表所得數值

表中的計算公式列表如下:

表二:試算表計算公式

(c)以圖表製作功能製作曲線圖

製作曲線圖首先選取B5C26的資料範圍,接著按圖表精靈按鈕,選取x-y散佈圖,參考下圖所示,接者按下一步,依圖示說明操作可完成曲線圖製作

由於曲線圖是由數個元件疊合組成的,所以在完成初步曲線圖後若有不合意的地方可逕行選取圖中元件,按滑鼠右鍵可修改其顯示格式

圖三:試算表所繪曲線圖

 

習題 1.3.1.試簡述下列工具列中各按鈕的用途

習題 1.3.2.試以Excel 打出下表之希臘字母。

§

±

°

Σ

α

β

γ

δ

ε

ζ

η

λ

μ

ν

ξ

φ

ψ

ω

π

ρ

θ

σ

Ω

ν

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

習題 1.3.3. 己知簡諧運動之方程式為 ,試以時間t為橫軸,x為縱軸,繪出其時間與 X-Y 曲線圖已知各參數為ω=3.13A=4.17,τ=8j=π/6,範圍為t=05


習題 1.3.4. 試以Excel 繪製下圖所示之水準測量記錄表